Documento 16 de 42 · Fase O — Organização da Coleta
Comunicação Interna da Avaliação
O kit pronto de divulgação da coleta: e-mail do CEO, mensagem de WhatsApp, cartaz e FAQ. É o que determina se as pessoas vão responder — e como.
1O que é este documento
Material de divulgação: email do CEO, WhatsApp, cartaz, FAQ.
2Por que ele é exigido
A qualidade do diagnóstico depende da adesão, e a adesão depende quase inteiramente da comunicação. Questionário anunciado pelo RH tem uma taxa; anunciado pelo CEO, outra. Este documento existe para que a divulgação não seja improvisada na véspera.
Evidência legal. Este documento compõe o conjunto probatório apresentado em fiscalização do MTE. A plataforma só permite concluí-lo quando todas as exigências formais estiverem atendidas.
3Antes de começar: pré-requisitos
A plataforma mantém este documento bloqueado até que o documento abaixo esteja concluído.
4O que ter em mãos
Informações obrigatórias
- Empresa
- Período da coleta
- Email do CEO(mín. 80 caracteres)
- Mensagem WhatsApp(mín. 40 caracteres)
5Passo a passo
- 1
Defina o período da coleta
As mesmas datas do cronograma do M7_001. Toda peça de comunicação vai repetir esse período.
- 2
Escreva o e-mail do CEO
Mínimo de 80 caracteres, mas escreva o texto real. Três elementos são obrigatórios: por que a empresa está fazendo isso, a garantia de anonimato e o compromisso público de agir sobre o resultado.
Precisa sair do e-mail da direção, não do RH. É o remetente que sinaliza a importância.
- 3
Escreva a mensagem de WhatsApp
Mínimo de 40 caracteres. Curta, com o link e o prazo. Para equipes operacionais e de campo, costuma ser o canal que realmente funciona.
- 4
Prepare cartaz e FAQ
O cartaz cobre quem não usa e-mail corporativo. O FAQ antecipa as três perguntas que sempre aparecem: é anônimo mesmo? meu chefe vai ver? o que vão fazer com isso?
6O que a plataforma gera
Depois de concluir o preenchimento, a plataforma abre a tela de relatório deste documento. Ao gerar o arquivo, ele recebe um número de versão, um checksum SHA-256 e passa a integrar o pacote de evidências do projeto — é esse arquivo, e não a tela de preenchimento, que vale como comprovação em auditoria.
Cada nova geração cria uma versão; as anteriores permanecem registradas no Controle de Versão de Documentos (M12_003).
7O que costuma travar
Comunicar no mesmo dia em que o link é aberto
Anuncie de 3 a 5 dias antes, abra o link e reforce na metade do prazo. Anúncio e abertura simultâneos desperdiçam o efeito da comunicação da direção.
Prometer o que não será cumprido
Se o e-mail do CEO promete ação e nada acontece, o próximo ciclo de coleta terá adesão muito menor. Prometa apenas o que o plano de ação vai sustentar.
Liderança boicota o questionário ("isso vai gerar denúncia")
Mostre a Declaração de Confidencialidade LGPD e a Comunicação Interna. Explique que a anonimização protege todos — inclusive os líderes que aparecem em respostas. O risco real é NÃO fazer e aparecer fiscalização.
Taxa de adesão ao questionário ficou baixa (<60%)
Pause, faça uma comunicação adicional explicando o propósito, estenda o prazo por mais 1 semana. Se ainda assim ficar baixa, registre no Relatório de Avaliação ("adesão de X%") e documente os motivos identificados. Isso é evidência válida.