A pergunta muda no fim do processo
Durante todo o projeto, a pergunta é se a empresa fez. Na etapa final, ela passa a ser se alguém consegue encontrar o que a empresa fez. São coisas diferentes, e a segunda costuma ser subestimada porque não trata de risco, trata de onde as coisas estão.
A norma não obriga nenhum modelo específico de organização de pastas. O que ela cobra é disponibilidade e integridade dos registros. Por isso a única coerência que importa nesse documento é com a realidade: se a estrutura declarada não corresponde ao repositório real, ele deixa de ajudar e passa a atrapalhar, porque manda quem procura para o lugar errado.
O teste de um minuto
Escolha um risco do inventário e tente chegar, em menos de um minuto, ao documento que demonstra que ele foi tratado. Se não der, a organização precisa mudar. Esse percurso é exatamente o que alguém de fora vai tentar fazer, e o tempo que ele leva costuma definir a impressão sobre todo o restante.
Declare também o repositório real. Se a documentação estiver espalhada em mais de um lugar, isso precisa aparecer, porque é uma informação relevante para quem for conferir. E mantenha um campo de progresso por etapa, no formato de quantos documentos existem sobre quantos são esperados: é o que mostra em uma olhada onde o pacote está incompleto.
- Repositório real declarado, incluindo quando há mais de um.
- Padrão de nomenclatura que permita localizar por busca simples.
- Responsável por cada conjunto de documentos.
- Controle de acesso definido, com o histórico preservado.
- Progresso por etapa, mostrando o que ainda falta.
O erro que só aparece quando o contrato acaba
Cadastrar links que só quem montou consegue abrir é o problema mais comum dessa etapa, e o mais silencioso, porque tudo funciona perfeitamente durante o projeto. Teste cada endereço com um acesso que não seja o seu. Se pedir permissão, aquele documento não está disponível para a empresa: está disponível para uma pessoa.
Isso vale especialmente quando a condução é feita por alguém de fora. Os arquivos precisam viver em um repositório da empresa, com acesso que sobreviva ao fim do contrato. O pacote documental pertence à organização, que é quem responde pelo gerenciamento dos riscos.
Por fim, guarde o mapa do pacote também fora do sistema em que ele foi produzido. É o documento que explica onde tudo está, e ele precisa ser o primeiro a ser encontrado.