A palavra é integridade
A norma estabelece requisitos sobre a documentação do PGR. Existir é o primeiro nível, estar disponível é o segundo, e a integridade é o terceiro: a possibilidade de confiar que aquele arquivo é o que afirma ser, com a data que afirma ter.
O registro de versões não fala do conteúdo de nada. Ele fala de quando cada coisa passou a existir e de quem a produziu. Essa é justamente a informação que o conteúdo de um documento nunca consegue demonstrar sobre si mesmo.
O que dá data confiável a um arquivo
Um registro de versões útil lista cada documento do projeto com a versão, o momento de geração, o autor e uma verificação de conteúdo. Essa verificação funciona como uma impressão digital do arquivo: qualquer alteração, por menor que seja, muda o resultado. É o que permite demonstrar que o arquivo apresentado hoje é o mesmo que foi gerado naquela data.
Antes de fechar o registro, faça uma conferência simples. Todos os documentos concluídos aparecem na lista? A ordem das datas faz sentido? Se um documento importante não aparece, provavelmente ele não foi concluído de fato: ficou salvo, mas em aberto. É melhor descobrir isso agora do que durante uma verificação externa.
- Nome e versão de cada documento do pacote.
- Data e autor da geração de cada versão.
- Verificação de conteúdo que permita confirmar que o arquivo não mudou.
- Histórico preservado das versões anteriores, e não apenas da última.
Gerar cedo demais é o erro comum
O registro de versões é uma fotografia do histórico até aquele instante. Se ele for produzido no meio do projeto, tudo o que vier depois ficará de fora: ajustes de plano, atas, relatórios do período, revisões de diagnóstico. Meses depois, o registro lista um conjunto e o pacote real contém outro maior, e justamente o documento que existe para atestar a integridade do conjunto é o que está desatualizado.
A regra prática é gerar por último e regerar sempre que o pacote for atualizado. E guarde o arquivo em local separado do repositório que ele valida: um registro de integridade arquivado apenas junto com aquilo que ele atesta perde parte da função.
Vale registrar também o efeito oposto, e ele é o mais valioso. Uma sequência de registros com datas espaçadas ao longo do ano demonstra um processo que aconteceu de verdade, no tempo em que diz ter acontecido. Isso é algo que nenhuma reconstrução posterior consegue produzir.