Quatro elementos, não apenas a lista do que será feito
Quando adotado como plano de ação do PGR, o documento precisa refletir as medidas de prevenção, os responsáveis, os prazos e as formas de acompanhamento. São quatro coisas. Sem responsável, sem prazo e sem forma de acompanhar, o que existe é uma lista de intenções.
A exigência de manter atualizado é mais frequente aqui do que no inventário. O inventário muda quando o risco muda. O plano muda toda vez que uma ação avança, atrasa ou é substituída. É o documento mais operacional do processo e o único que outras pessoas vão executar.
O teste de cada linha
A pergunta é sempre a mesma: alguém de fora consegue olhar e dizer se aconteceu? Se for preciso interpretar, não é ação. Verbos como melhorar, fortalecer e sensibilizar quase nunca sobrevivem a esse teste, porque descrevem uma direção e não um fato verificável.
Responsável também pede precisão. Uma área não executa nada; uma pessoa com nome executa. E prazo é data. A palavra contínuo costuma aparecer quando ninguém quer se comprometer, e ela transforma a ação em algo que nunca está atrasado porque nunca vence. Se a medida for mesmo permanente, o que recebe data é o marco: implantar até determinado dia, primeira revisão em outro.
- 1Risco vinculado: qual risco do inventário aquela ação pretende controlar.
- 2Ação descrita de forma verificável, com o que muda e onde.
- 3Responsável identificado pelo nome, não pela área.
- 4Prazo com data, incluindo marcos quando a medida for permanente.
- 5Indicador e evidência definidos junto com a ação, não depois.
Indicador e evidência não ficam para depois
A tentação é preencher risco, ação e responsável e deixar indicador e evidência para outro momento. O custo aparece no fim do prazo: sem indicador, a discussão vira se melhorou ou não, e cada participante terá uma opinião diferente sobre isso.
Sempre que possível, use um indicador que já existe na linha de base levantada no início do projeto. Assim a evolução aparece sem criar um segundo conjunto de números para acompanhar em paralelo. Indicador novo faz sentido quando a ação mede algo que ainda não existia.
Vale ainda distribuir os prazos ao longo do período. Um plano com todas as datas concentradas no mesmo mês não é um cronograma, é um adiamento coletivo. E lembre que o que for escrito ali passa a ser cobrado periodicamente, com o nome de alguém ao lado.