Passado, presente e futuro na mesma peça
O acompanhamento periódico e o painel mensal ficam dentro do comitê. O relatório do trimestre é o que chega à direção, e é olhando para ele que a empresa decide se mantém o investimento no processo. Um relatório que só olha para trás vira prestação de contas; ele também precisa dizer o que vem, porque é essa parte que sustenta a continuidade.
O trimestre é a menor unidade em que dá para observar movimento real em risco psicossocial. A semana mostra atividade, o mês mostra tendência e o trimestre mostra se de fato mudou alguma coisa. Quatro relatórios no ano, com a mesma estrutura, precisam contar uma história que faz sentido de um para o outro.
Resumo com número, status transcrito
Avançamos bastante não é resumo executivo. Sete de doze ações concluídas, o absenteísmo saindo de um patamar para outro, uma ação cancelada: isso é. Esse é o parágrafo que a direção lê de fato, e se ele não tiver números, o resto do relatório não será aberto.
A tabela de status costuma ser preenchida manualmente, e é aí que nasce a contradição. Se o relatório disser que uma ação está em andamento e o acompanhamento disser que ela está atrasada, o próprio pacote passa a conter duas versões do mesmo fato. Transcreva com o outro documento aberto ao lado, linha por linha.
Nos desvios, use as justificativas já registradas nos ajustes do plano. Se um desvio do relatório não tem ajuste correspondente, ou faltou registrar aquele ajuste, ou o desvio não foi decidido: simplesmente aconteceu. As duas situações pedem providências diferentes.
- 1Resumo executivo curto, com números do trimestre.
- 2Status de cada ação transcrito do acompanhamento periódico.
- 3Indicadores da empresa e do projeto lado a lado.
- 4Ações concluídas em destaque e desvios com justificativa.
- 5Próximos 30 e 90 dias, com pontos de atenção e responsáveis.
Comece pelo que foi concluído
Destacar as ações concluídas não é maquiagem. É o que mantém o patrocínio vivo para que os desvios possam ser discutidos sem defensiva. Um relatório que abre pela lista de problemas costuma produzir uma reunião inteira de justificativas, e os próximos passos não chegam a ser tratados.
Na seção de continuidade, separe duas janelas: o que acontece nos próximos trinta dias e o que se pretende nos próximos noventa. E monte a lista de pontos de atenção com três elementos: o responsável, o critério que dispara o alerta e a ação a tomar se ele disparar. Sem critério de disparo, um ponto de atenção é apenas uma preocupação registrada.
Por fim, confira as assinaturas antes de arquivar. Um relatório trimestral sem responsável técnico e sem representante da direção identificados é um documento que ninguém da empresa assumiu, e vale como rascunho, não como evidência.